L’e-mailing pour démarcher les pros, ça marche encore ?

Ouai, ça marche encore, et bien ! Enfin… si tant est que tu appliques quelques règles et surtout une bonne dose d’organisation. Oui, on sait, c’est relou. Encore un truc qui va empiéter sur ton temps de création, de répètes, etc.

Mais justement, autant optimiser tes efforts pour garantir un meilleur taux de réponses, gagner en efficacité et donc… en temps !

Et puisque Cédric de l’Atelier est là pour nous donner de bons tuyaux, allons-y gaiement !

Bonne lecture !

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Cédric, ça sert encore à quelque chose d’envoyer des emails quand on est un jeune groupe de musique et que le marché est saturé ?

Oui bien sûr que c’est toujours d’actualité, même plus que jamais. Effectivement, on est tous inondés d’e-mails et les labels, programmateurs et journalistes sont toujours autant sollicités.

L’e-mail est un outil gratuit, accessible à tous et le plus utilisé du côté des pros, c’est de loin le meilleur outil pour contacter un pro au sujet de ton projet musical. Bien sûr, on en parle ici car on obtient rarement de réponses. C’est bien normal : plus on est sollicité, plus on choisit ce qu’on a envie de lire et à qui on a envie de répondre...

Du coup, il est nécessaire d’avoir une démarche structurée : s’organiser sur ses envois et ses relances avec un tableau de suivi.

En parlant de suivi, il existe quelques outils pour tracker les e-mails. D’ailleurs, dès qu’on utilise un de ces outils, on se rend compte que tout le monde ouvre ses mails. Parmi ces app de tracking, il y a Mailtracker. Tu pourras savoir par exemple qui a cliqué, quand et combien de fois. Si ton mail a été ouvert, rassure-toi sur le fait que l’info a bien été diffusée à ton destinataire et ça ne sert à rien de le relancer 10 fois et/ou au bout de quelques jours à peine après ton 1er envoi.

Mais l’e-mail sert à contacter qui ? Et pour quoi ?

Tout le monde a une adresse e-mail (fans, prestataires, professionnels, etc). Tu peux donc contacter tout type de personne dont tu as besoin pour ton projet grâce à l’e-mailing : programmateurs de salles, journalistes, directeurs artistiques, etc. Et tu les contactes à l’occasion d’un événement particulier de ton actu : la sortie d’un clip, d’un single, d’un EP ou un nouveau concert.

Pourquoi est-ce important d’optimiser mes e-mails pour les pros ?

Les pros sont saturés. Ils sont sur-sollicités et il ne peuvent pas passer 35h à lire tous les mails de “démarchage” qu’ils reçoivent. Ils n’ont pas beaucoup de temps pour ça ; dans le meilleur des cas, ils accordent 10-15% de leur temps à la recherche de nouveaux groupes. Et rien que ça, c’est déjà énorme.

Alors quelles sont les caractéristiques d’un e-mail réussi ?

Certains sont tentés d’être créatifs dans leurs e-mailings, à la recherche d’une accroche du tonnerre ou d’une touche d’originalité. Mais il faut savoir bien gérer, au risque de te faire passer pour un artiste totalement amateur.

C’est pourquoi, je recommande le plus souvent de rester sobre, simple et efficace dans les e-mailings pour les pros. Une tonalité pro et un corps d’e-mail clair, lisible en 30 secondes.

Ton but est de donner une BONNE 1ère impression, et ça commence déjà par ne pas squatter la surcharge mentale de ton destinataire avec des pavés de texte et des couleurs dans tous les sens.

Alors voici les règles incontournables pour un e-mail simple et efficace :

1. Un titre simple : le nom de ton projet et ce qu’il va y avoir dans ton e-mail.
2. Dire “Bonjour” + prénom de ton destinataire. Ca parait bête comme ça, mais c’est quand même plus sympa.
3. Présenter ton projet musical rapidement en 1 ou 2 lignes
4. Un lien Soundcloud privé : tu peux envoyer un lien Deezer ou Spotify, mais tu peux tomber sur quelqu’un qui n’a pas d’abonnement premium sur l’une ou l’autre plateforme, qui va devoir écouter de la pub pour écouter ton morceau, etc. Soundcloud au moins, c’est neutre et adaptable, et surtout si tu veux aussi faire écouter des titres qui ne sont pas encore sortis.
5. Un lien Youtube de ton clip; un lien non répertorié s’il n’est pas encore sorti mais pitié pas de lien privé avec un mot de passe à rentrer, ca ne fonctionne jamais !
6. Un lien vers ton dossier de presse ou en PJ. Attention, n’envoie pas un fichier trop lourd (moins de 4Mo) pour que ton e-mail ne reste pas bloqué dans ta boîte d’envoi ou qu’il n'atterisse pas dans les spams. L’astuce : héberger ton pdf sur calaméo avec un lien pour le feuilleter en ligne.
7. Pas plus de 10/15 lignes en tout : au-delà, ton lecteur aura déjà décroché.
8. Bannir la question “Est-ce que ça vous intéresse ?” qui ne donne pas une bonne 1ère impression et envoie un signe d’un manque de confiance.
9. Conclure ton e-mail avec une question engageante ou une proposition précise :
1. Exemple avec une question : “Seriez-vous disponible le 19 avril pour mon concert à la Boule Noire ?”. Ca incitera facilement ton destinataire à te répondre.
2. Exemple avec une proposition : “A votre dispo pour en parler au téléphone ou autour d’un café” (si t’es un peu plus culotté).
10. Une signature professionnelle :
1. Prénom + Nom
2. Numéro de téléphone
3. Lien vers les réseaux sociaux
11. Et enfin, ça semble évident, mais rappelons-le : avoir un matériel de qualité. Il n’y a pas de place pour le “au cas où”. Je reviens à ce que je disais sur la direction artistique : un enregistrement fait à la va-vite, ce n’est pas ce qui te permettra d’émerger parmi les centaines de groupes qui cherchent à percer et qui ont souvent une qualité de production déjà très aboutie voire totalement professionnelle (surtout avec les moyens techniques dont on dispose (presque) tous aujourd’hui, soyons réalistes).

Comment cibler ses destinataires ?

Il existe un très bon outil pour te constituer une liste de contacts : L’Officiel de la musique.

Cet annuaire en ligne réalisé par l’IRMA recense près de 25 000 contacts et plus de 80 métiers issus de la filière musicale (musique enregistrée, spectacle, médias, promotion, startups, formation, organismes, édition, conseil, artistes, etc.) et par esthétique musicale : hip hop, jazz, musiques électroniques, rock, metal, chanson, musiques traditionnelles et du monde, etc.

• La 1ère étape donc est le ciblage qualitatif :
• Afin d’avoir une liste pertinente, il est impératif que tu saches définir ton style musical et les groupes et projets musicaux qui ressemblent à ce que tu fais (même si la singularité doit être ta principale qualité hein, on est d’accord)
• Tu vas ainsi pouvoir lister les contacts dont tu as besoin par style musical. Mais tu vas aussi pouvoir chercher les salles de concerts, les labels, les éditeurs, les tourneurs qui développent des projets musicaux “similaires” au tien.
• La 2ème étape va être de créer un tableau de contacts :
• Ton fichier de contacts, dans un tableur, va te permettre de garder au propre les coordonnées mais surtout de faire le suivi des relances personnalisées à intervalles réguliers.
• Et la 3ème la diffusion, en quantité :
• Je recommande de t’armer d’une bonne dose d’énergie, car si tu veux avoir un certain nombre de retours, il te faudra contacter beaucoup de personnes et donc envoyer large. On s’entend qu’on envoie des e-mails personnalisés et pas un e-mailing standard.
• Pour donner une indication du nombre d’emails à envoyer pour espérer avoir quelques retours concrets : 100 à 150 contacts (média, labels, éditeurs, tourneurs) quand tu n’es pas connu, c’est un strict minimum.
• Un petit bonus: rajouter tes contacts pros à la liste de diffusion de ta newsletter. Ca crée une relance soft, automatique et qui ne met pas la pression à tes contacts pro. Cela permet de faire passer une info importante qui ne demande pas forcément de réponse de la part de ton interlocuteur. Et puis, une newsletter par MOIS, c’est largement suffisant, même si tu as une activité débordante !

Et la question que tout le monde se pose : quand et comment relancer un contact hyper important qui n’a toujours pas répondu ?

Je trouve personnellement que relancer au bout d’un mois, on frôle le dérangement, voire le harcèlement. Une relance à J+2 mois avec une VRAIE nouveauté, c’est beaucoup plus professionnel.

Une relance à J+2 mois avec une VRAIE nouveauté, c’est beaucoup plus professionnel.

C’est le signe qu’on a continué de bosser depuis. En tout cas, ça t’oblige quelque part à rester productif : si 2 mois après ton e-mail, tu n’as pas de nouveautés, tu n’as pas de raison de relancer tes contacts.

Et à l’inverse, une relance à 6 mois, c’est le signal qu’il ne s’est pas passé grand chose et que tu as du mal à gérer ton projet.

Donc, pour résumer : on relance à chaque grande occasion (nouveau concert, nouveau clip, nouvel EP, nouvelle collaboration, etc.), à intervalle de 2 mois en moyenne.

Et les réseaux sociaux, ça marche pour contacter un pro ?

Oui, mais à utiliser finement, en complément. Tout le monde est sur Facebook ; les pros aussi.

Sur Facebook, même si tout se mélange (le pro et le perso), ce n’est pas toujours très apprécié d’être contacté par un groupe en mal de réussite. Ca peut paraître trop culotté et intrusif.

Mais tu peux t’en servir de façon intelligente et si vraiment un contact en particulier est en totale cohérence avec ton projet. Par exemple, si tu fais une 1ere prise de contact par e-mail et que tu n’as pas obtenu de réponse, tu peux relancer 1 ou 2 mois plus tard cette personne sur Facebook. Mais ne jamais doublonner, c’est-à-dire envoyer ton e-mail et ton message sur Facebook le même jour. Facebook doit rester une alternative.

D’ailleurs, petite règle de base : demande d’abord ton contact en ami avant de lui envoyer un MP et patiente le temps qu’il accepte ta demande. Ensuite, reste court et bref.

Après, il faut avoir en tête que chaque pro a son média privilégié :

• Linkedin est une bonne astuce pour sortir du lot, car il y a a peu de sollicitations. Tu peux mieux émerger et les gens réagissent assez bien sur ce réseau.
• Sur Twitter, si quelqu’un te suit, tu peux contacter cette personne en DM.

Et si on continue sur les astuces alternatives, on peut aussi envisager le courrier papier. Très peu de personnes utilisent le courrier papier de nos jours. Ca peut être un bonus pour toi afin de te démarquer et de créer la surprise.

Pour conclure, quelle est le principal conseil à retenir pour un artiste ou un groupe autoproduit qui souhaite démarcher des professionnels et leur adresser un email ?

Je pense qu’il faut retenir 3 idées principales :

1. En quelques mots : être bref, sobre, précis, concis.
2. Laisser le temps aux professionnels de te connaître ; ne pas te désespérer et ne pas devenir lourd à force d’insister.
3. Relancer avec de la nouveauté (une nouvelle date de concert, etc.)

Ah oui, et j’allais oublier : exit le “musicalement” ou pire “musicalement vôtre”, sauf si tu es sur un registre humoristique. A bon entendeur ;-)