10 conseils pour réussir l'organisation d'un concert

Malgré les apparences, il est plutôt simple de fomenter un concert près de chez soi. Que l’on dispose ou non d’une asso, l’organisation du concert du groupe que l’on aime peut se faire très vite si l’on dispose d’un peu de bon sens et de motivation. Pour ce faire, voici quelques impératifs pour que vos futures soirées en tant qu’organisateur soient couronnées de succès.

1 - Trouver un lieu

Il existe plusieurs types d’endroits pour organiser un concert. Que ce soit dans une MJC, une Scène de Musiques Actuelles (SMAC), un lieu auto-géré, un café concert, ou encore votre bar de quartier, vous devrez trouver les contacts des personnes responsables de ces lieux.

Chaque type de salle vous proposera une formule différente allant de la location pure et simple de l’endroit et du personnel (techniciens son, lumière, sécurité, barman...), à la mise à disposition complète et gratuite du l’espace, en passant par l’autorisation d’organiser un concert contre un pourcentage perçu sur le nombre d’entrées. A vous d’aller frapper à toutes les portes et de trouver le bon compromis avec le gérant du lieu pour que chacun soit gagnant dans la soirée.

Dans le cas d’un lieu qui n’accueille pas de concerts régulièrement, n’oubliez pas de demander s’il y a des problèmes de voisinage à cause du bruit et quelle est l’heure du couvre-feu (curfew), il serait dommage que le groupe que vous accueillez ne puisse jouer que trois morceaux avant de se faire interrompre par le gérant.

Évidemment, essayez de viser en priorité les lieux qui accueillent régulièrement des concerts plutôt que d’essayer d’organiser dans le kebab du coin. Plus les lieux dans lesquels vous organiserez des concerts seront reconnus, plus votre promo sera facilitée.

2 - Définir la rémunération des groupes

Si vous désirez faire venir un groupe dans votre ville, veillez à éliminer toutes les sources de mauvaises surprises avant de valider la date. Définissez à l’avance la manière dont sera rémunéré le groupe, négociez si nécessaire, mais soyez raisonnables, n’oubliez pas que pour venir jouer dans votre ville, chaque groupe aura des frais fixes à éponger (essence, péages, usure du camion...). Donc définissez le type de deal qui sera appliqué lors du concert :

• Pourcentage aux entrées : l’argent récolté aux entrées sera divisé en parts prédéfinies (par ex : 50% pour la tête d’affiche, 30% groupe de 1ère partie, 20% organisateur) ;
• Minimum garanti : le groupe prend un montant défini à l’avance, que la salle soit pleine ou vide ;
• Minimum garanti + pourcentage des entrées : un mix entre les deux premières solutions ;
• Chapeau : le groupe se rémunérera directement en demandant aux personnes présentes de donner ce qu’elles désirent.

3 - Définir et étudier le budget de sa soirée

C’est sans doute le point le plus important. Une fois que vous avez trouvé l’endroit où organiser votre concert et défini le coût de chaque groupe, étudiez le plus précisément possible le coût global de votre soirée avant de vous lancer définitivement dans l’aventure.

Définissez clairement le budget promo (impression de flyers, d’affiches, pub facebook...), le coût de chaque groupe, celui de la location de la sono, celui de la salle, du catering, de l’hébergement, de la déclaration Sacem. Demandez-vous quelle est la capacité maximale de la salle, et trouvez le meilleur prix d’entrée pour que vous, comme les groupes, ne perdiez pas d’argent lors de cette soirée.

Ne faites pas l’erreur de croire que votre soirée sera forcément complète, prévoyez une marge de sécurité sans toutefois augmenter le prix de l’entrée de manière absurde (15€ pour un concert dans un PMU, c’est trop cher).

4 - Préparer le catering

Lorsque vous accueillez un groupe, n’oubliez pas de le faire manger correctement. Alors renseignez-vous au préalable sur les préférences alimentaires du groupe et les allergies éventuelles. Normalement, tout devrait être présent dans leur rider, mais s’il n’en ont pas, posez les bonnes questions qui pourraient vous éviter de mauvaises surprises le jour même (par ex : « combien serez-vous à manger ? », « combien y a t-il de végétariens dans le groupe ? »).

N’oubliez pas qu’un repas chaud sera toujours plus apprécié qu’un pot de rillettes accompagné d’un quignon de pain rance.

De même, prévoyez à boire en quantité suffisante, donc renseignez-vous aussi auprès du lieu qui vous accueille si des tickets boissons seront distribués aux musiciens. En tout cas étudiez et essayez de respecter au maximum les exigences des groupes, mais n’hésitez pas à négocier avec eux si une demande vous semble un peu excessive.

5 - Trouver un hébergement

Encore une fois voyez avec le groupe ce qu’il préfère : dormir à l’hôtel ou chez l’habitant. Évidemment, l’hôtel engendrera des frais supplémentaires dans l’organisation de votre soirée, donc le logement chez l’habitant est souvent préféré par les deux parties. Si cette option est choisie, n’oubliez pas de prévoir assez de matelas, et de loger le groupe dans un endroit propre et chauffé. N’oubliez pas non plus de prévoir de quoi faire un petit- déjeuner pour le lendemain matin, c’est toujours agréable.

6 - Trouver un groupe local

Même si vous adorez le groupe que vous invitez à venir jouer dans votre ville, sa notoriété n’est peut être pas suffisante pour faire venir assez de monde   à la soirée. N’hésitez donc pas à ajouter un ou deux groupes locaux sur l’affiche pour rendre le concert plus attrayant. Les groupes locaux ayant moins de frais pour venir jouer ne devraient donc pas plomber le budget de votre soirée, et en plus ils amèneront leur propre public, ce qui vous sauvera peut être de l’échec.

"Ah bon ? Vous avez pas de sono dans votre camion ?"

7 - Trouver le backline et le matériel de sonorisation

Une fois que l’affiche de votre soirée est complète et que le lieu est trouvé, chargez-vous de définir quel matériel sera utilisé par les groupes. En effet, un groupe venant de loin et tournant en voiture ne pourra peut être pas apporter sa propre batterie, ou son enceinte de guitare. Vérifiez que les groupes s’entendent sur le matériel qui sera utilisé pendant la soirée.

Si le timing est serré, n’hésitez pas à les pousser à utiliser un backline commun : un groupe prête sa batterie sans cymbales et ses corps d’amplis de guitare/basse, et chaque groupe devra apporter sa propre tête d’ampli, ses baguettes, caisse claire et cymbales de batterie. Cela devrait vous faire gagner beaucoup de temps pendant les changements de plateau entre les groupes. De plus, extrêmement peu de groupes tournent avec leur propre système de sonorisation, donc prévoyez la location d’une sono et du nombre de micros adéquat si la salle n’est pas déjà équipée.

8 - S’occuper des démarches administratives

En tant qu’organisateur de concert, vous devez normalement déclarer cette manifestation auprès de la Sacem, qui vous demandera de payer une certaine somme en fonction du lieu du concert et des groupes que vous faites jouer (selon nos informations, d’aucuns oublieraient parfois cette étape obligatoire, mais chhhhh...).

9 - Organiser l’équipe

Bien qu’il soit possible de tout gérer tout seul dans le cadre de l’organisation d’un concert dans un bar, il est souvent difficile d’être disponible pour tous les imprévus d’une soirée de plus grande ampleur.

Alors ayez conscience de chaque poste qui sera nécessaire et prévoyez en conséquence une équipe qui vous accompagnera lors de l’événement : un ingénieur du son, une personne à l’entrée, un cuisinier pour le catering, quelqu’un pour aider les groupes à changer de plateau...

Plus la salle sera grande et plus les groupes seront importants, plus l’équipe devra être étoffée.

10 - Faire de la promo

C’est sans doute la phase la plus importante, en tout cas celle qui a le plus d’impact sur le succès ou non de l’organisation d’un concert, et qui est malheureusement trop souvent mal travaillée par manque de temps et de moyens.

Faites parler de l’événement, fréquentez les concerts du même style et allez distribuer des flyers. Ne vous contentez pas de créer un événement sur Facebook, faites en la promotion, invitez les groupes à partager la page. Soyez actifs, n’attendez pas que le public découvre par lui-même la venue de tel ou tel artiste dans sa ville : allez le chercher !